I. TRUYỀN THÔNG TIỀN SỰ KIỆN

Truyền thông sự kiện có cả một quá trình trước, trong và sau sự kiện. Để sự kiện diễn ra “đầu xuôi đuôi lọt”, trước hết bạn phải truyền thông tiền sự kiện. Hãy tham khảo những hoạt động dưới đây.

1. Tạo Fanpage sự kiện

Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin giới thiệu chung về sự kiện, lịch trình, thời gian, diễn giả, địa điểm bản đồ… nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng.

2. Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage

Khi bạn tạo trang fanpage để truyền thông cho sự kiện, dĩ nhiên bạn không thể bỏ bê fanpage mà không có hoạt động gì. Hãy chăm chỉ update các thông tin liên quan đến sự kiện, sáng tạo các nội dung thú vị và tương tác để công chúng cảm thấy thích thú. Đừng để fanpage “mọc rêu” nhé.

3. Tạo Event trên Facebook

Thời gian lý tưởng cho việc tạo Event thường từ 5-7 ngày trước khi sự kiện diễn ra để có thời gian kêu gọi và để mọi người đăng ký tham gia.

Việc tạo Event, kêu gọi mọi người nhấn nút “Tham gia” cũng là một cách để bạn ước lượng số người sẽ đến sự kiện để có sự chuẩn bị chu đáo và đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công.

4. Chạy quảng cáo Facebook

Hoạt động chạy quảng cáo cho phép sự kiện có thể lan tỏa đến với nhiều người và tiếp cận đối tượng công chúng mục tiêu một cách nhanh nhất.

5. Gửi Email đến khách hàng tiềm năng

Hình thức email tuy cũ nhưng vẫn luôn hữu hiệu để tiếp cận với khách hàng tiềm năng nếu bạn biết cách đặt những nội dung thú vị và thu hút từ những dòng đầu tiên. Tuy nhiên trước tiên, bạn cần thu thập data chất lượng.

Ví dụ: bạn tổ chức một event ra mắt sách thì hãy gửi thông tin về sự kiện ra mắt cho các bạn đã từng mua sách trước đây, có sự quan tâm đến nội dung tương tự trong cuốn sách, độc giả có quan tâm hay tương tác với fanpage.

6. Tạo các chiến dịch ưu đãi

Để thúc đẩy người tham dự và đăng ký trước, hãy tạo những ưu đãi dành cho đăng ký sớm. Ví dụ, giảm 20% khi đăng ký khóa học “Facebook Marketing từ A đến Z” trước ngày…

7. Chia sẻ những nội dung đáng chú ý

Bạn có thể nhá nội dung thú vị trong sự kiện, có thể là diễn giả nổi tiếng, khách mời đặc biệt, các hoạt động hấp dẫn với nhiều phần quà khủng… Điều này sẽ gây tò mò, đánh vào tâm lý SỢ BỎ LỠ của công chúng.

8. Tạo một chiến dịch hashtag

Một gợi ý nho nhỏ mà hiệu quả truyền thông vô cùng chính là Tạo một chiến dịch Hashtag. Hình thức này phù hợp với những sự kiện văn hóa-xã hội mang tính thiện nguyện, có giá trị cho cộng đồng.

9. Tổ chức Minigame, Give away

Một hoạt động không thể thiếu khi truyền thông cho sự kiện là tổ chức minigame và có các phần thưởng liên quan đến sự kiện để tạo tương tác và thu thập data.

Ví dụ đối với một sự kiện ra mắt sách, phần thưởng có thể là Voucher mua sách trị giá 200K cho những đầu sách tiếp theo.

10. Lan tỏa sự kiện qua kênh báo chí

Kênh báo chí được đánh giá là “bên thứ 3” đáng tin cậy đối với công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Thương hiệu nào cũng mong muốn được xuất hiện trên báo chí, các kênh truyền thông đại chúng.

Đối với những sự kiện văn hóa-giải trí mang tính cộng đồng, bạn có thể liên hệ mời báo chí đến tham dự để đưa tin, còn những sự kiện mang tính thương mại, bạn cũng có thể book bài trên những báo phù hợp.

11. Giai đoạn cận sự kiện

Cận sự kiện là lúc sự kiện của bạn sắp được diễn ra, thường từ 7-10 ngày trước khi kiện. Giai đoạn này, bạn nên có những hoạt động thu hút công chúng tham gia sự kiện và nhắc nhở về sự kiện. Bạn có thể tham khảo những hoạt động này để thúc đẩy giai đoạn cận sự kiện:

– Thường xuyên thông báo về hạn chót bán vé và đóng cửa đăng ký
– Đếm ngược thời gian đến ngày diễn ra sự kiện
– Chia sẻ ảnh behind the scence kích thích sự tò mò, tạo cảm giác sự kiện sắp đến gần
– Tiết lộ diễn giả/ khách mời/nhân vật đặc biệt
– Chia sẻ quotes/ câu chuyện từ những nhân vật đặc biệt

II. TRUYỀN THÔNG TRONG SỰ KIỆN
1. Tường thuật sự kiện trong suốt thời gian diễn ra

– Livestream
– Update thông tin, tình hình diễn ra sự kiện
– Có thể thông qua các kênh Facebook, Instagram…

Đối với các sự kiện dài thì việc này nhằm kích thích công chúng có cảm giác không được bỏ lỡ và phải đến tham dự ngay.

2. Tương tác với người xem bằng câu hỏi và vote

Hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa. Hình thức này thích hợp cho những sự kiện là trận đấu hoặc có phần thi đấu…

III. TRUYỀN THÔNG SAU SỰ KIỆN

Khi sự kiện đã tổ chức xong xuôi nhưng việc truyền thông không được ngơi nghỉ. Bởi đây là lúc bạn review về toàn bộ sự kiện và chúc mừng những gì đã đạt được trong sự kiện.

1. Đăng tải phần đánh giá, feedback từ người tham dự

2. Thu thập, đăng tải các bài báo viết về sự kiện

3. Cung cấp tài liệu cho người không tham gia được

4. Tạo hình ảnh/ video tổng kết sự kiện để nhìn lại toàn bộ sự kiện

5. Gửi thư mời cảm ơn đến những người tham gia

6. Gợi nhắc sự kiện tiếp theo

Và đừng quên, khi sự kiện kết thúc, hãy một lần nhìn lại, cùng nhau đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông theo các chỉ số:

- Số lượng người đăng ký, số lượng người tham dự, số lượng người quan tâm so với lượng công chúng tiềm năng đã được tiếp cận.

- Các chỉ số truyền thông trên social: lượt click, engagement, mentions

Nguồn: Sưu tầm